11.6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Місце вчинення нотаріальних дій

   За загальним правилом нотаріальні дії вчиняються у приміщенні державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, у приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, чи у приміщенні виконкому місцевої ради. В окремих випадках, коли громадянин не може з’явитись у зазначене приміщення, а також коли цього потребують особливості посвідчування угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза зазначеними приміщеннями.
   Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори чи поза приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі нотаріальних дій вказується місце вчинення нотаріальної дії (вдома, у лікарні, на підприємстві, в установі, організації та ін.) і зазначається адреса й причини, з яких нотаріальну дію було вчинено поза зазначеними приміщeннями (ст. 41 Закону).

Строки вчинення нотаріальних дій

   Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подання нотаріусу всіх необхідних документів.
   Вчинення нотаріальної дії може бути відкладене, якщо необхідно витребувати додаткові відомості чи документи від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направити документи на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен переконатись, що у заінтересованих осіб відсутні заперечення проти вчинення цієї дії.
   У цьому разі строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії, не повинен перевищувати одного місяця.
   За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладене на строк щонайбільше десять днів. Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.
   У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.
   Законодавством України можуть бути встановлені також інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій (ст. 42 Закону).

Підстави для відмови у вчиненні нотаріальних дій

   Підстави для відмови у вчиненні нотаріальних дій визначаються ст. 49 Закону.
   Нотаріус чи інша посадова особа відмовляють у вчиненні нотаріальних дії, якщо вчинення такої дії суперечить закону; ці дії підлягають вчиненню іншим нотаріусом або іншою посадовою особою; за вчиненням нотаріальної дії звернулася недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень; коли угода, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, передбаченим у її статуті чи положенні.
   Нотаріус не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
   Нотаріус повинен викласти причини відмови в письмовій формі (на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії) і у триденний строк винести мотивовану постанову про таку відмову і роз’яснити порядок її оскарження в суді (ст. 50 Закону).

Порядок оскарження нотаріальних дій і відмови в їх вчиненні

   Відповідно до ст. 50 Закону відмова у вчиненні нотаріальних дій або неправильне її вчинення може оскаржуватися в суді. Такі справи розглядає суд у порядку окремого провадження. Суд може визнати незаконними вчинені конкретні нотаріальні дії та скасувати їх або зобов’язати нотаріуса вчинити ті чи інші нотаріальні дії, якщо в їх вчиненні було неправомірно відмовлено.Відповідно до ст. 50 Закону і ст. 285 ЦПК України заінтересована особа має право подати скаргу на дії нотаріуса чи посадової особи до суду за місцем знаходження державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Скарги на дії посадових осіб консульських установ розглядаються в порядку підлеглості (ст. 13 Консульського статуту).
   Скаргу на нотаріальні дії чи відмову в їх вчиненні мають право подавати особи, щодо яких мало бути вчинено нотаріальну дію, або громадяни чи юридична особа, які брали безпосередню участь у вчиненні нотаріальної дії, що оскаржується.
   Право на порушення цієї категорії справ має також прокурор, який у цьому разі подає заяву на захист прав і законних інтересів інших осіб (ст. 285 ЦПК України).
   Для подання зазначених скарг законодавством передбачений десятиденний строк, який обчислюється з наступного дня після вчинення оскарженої дії або відмови в її вчиненні.
   Скарги подають до суду через нотаріуса, який вчинив нотаріальну дію. Нотаріус повинен передати скаргу зі своїми поясненнями щодо сутності скарги до суду протягом трьох днів з дня одержання скарги чи заяви. Судом у порядку окремого провадження такі заяви розглядаються за умови, що у заявника відсутній спір про право цивільне.

Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії

   Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, є обов’язковим правилом нотаріальної діяльності. Нотаріус повинен пересвідчитися, що саме ця особа є заінтересованою і саме стосовно неї вчиняється нотаріальна дія. Особу встановлюють за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України; паспорт громадянина України для виїзду за кордон; дипломатичний або службовий паспорт; посвідчення особи моряка; посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України; національний паспорт іноземця або документ, що його замінює; свідоцтво про народження неповнолітніх, які не досягли 16 років; посвідчення водія; посвідчення інваліда або учасника Великої Вітчизняної війни; посвідчення, видане за місцем роботи громадянина; довідка про звільнення з місць позбавлення волі та ін.).
   Якщо за громадянина, який через фізичну ваду, хворобу або з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, нотаріус встановлює особу громадянина, який бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписується за нього.
   Однією з обов’язкових умов вчинення нотаріальних дій є перевірка дієздатності громадян і правоздатності юридичних осіб, а також перевірка повноважень представника.
   Перевіряючи дієздатність громадян, нотаріус повинен встановити вік осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Для цього нотаріус витребовує документи, де зазначено вік заінтересованої особи. Нотаріус під час бесіди з особами, які звернулися до нього, повинен звертати увагу на їхню поведінку для того, щоб переконатись у відсутності обмеження дієздатності або незвичності поведінки. Завжди, коли учасником нотаріальної дії є неповнолітня, недієздатна чи обмежено дієздатна особа, нотаріус повинен перевірити повноваження їхніх законних представників, тобто переконатись, що особа справді є батьком, усиновителем, опікуном або піклувальником, на підставі свідоцтва про народження, запису в паспорті чи рішення виконкому місцевої ради.
   Нотаріус зобов’язаний перевіряти також правоздатність юридичних осіб, які звертаються до нього за вчиненням нотаріальних дій. Для встановлення цього нотаріус ознайомлюється зі статутом юридичної особи і перевіряє, чи відповідає нотаріальна дія, що вчиняється, правам, які надані цій юридичній особі статутом. Такі повноваження підтверджуються дорученням.

Перевірка справжності підписів на документах

   При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), нотаріус перевіряє справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.
   Нотаріально посвідчувані угоди, а також заяви та інші документи підписують у присутності нотаріуса. Якщо угода, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що саме він підписав документ.
   Якщо громадянин через фізичну ваду або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності, а також у присутності нотаріуса угоду, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Причини, з яких заінтересований у вчиненні нотаріальної дії громадянин не міг підписати документ, зазначаються в посвідчувальному написі. Угоду не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.
   Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус після вчинення нотаріальної дії зачитує йому текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка. Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.
   Якщо за вчиненням нотаріальної дії звернувся глухий, німий або глухонімий громадянин, але письменний, він сам прочитує документ і підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчиненні нотаріальної дії обов’язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухим, німим або глухонімим громадянином і посвідчити своїм підписом, що зміст угоди, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

Вимоги до нотаріальних документів

   Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати через пошкодження, а також написані олівцем.
   Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (або уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.
   He приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все написане в них у первісному написанні, наприклад документи, залиті чорнилом, потерті тощо.
   На нотаріально оформлюваних документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються нотаріусом, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, де прокреслення не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву тощо) і повторені в посвідчувальному написі. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.
   Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису.
   Якщо документи, які посвідчуються, видаються або посвідчуються, викладені на двох і більше аркушах, вони повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані й скріплені підписом і печаткою нотаріуса.

Нотаріальні акти

   При вчиненні кожної нотаріальної дії нотаріус видає певні документи або посвідчує документи, що підтверджують вчинення конкретної нотаріальної дії. Документ або його посвідчення, які вказують на те, що нотаріальну дію було вчинено, називають нотаріальними актами.
   Законодавством передбачаються різні форми вчинення нотаріальної дії (ст. 48 Закону). На підтвердження права на спадщину, права власності на частку у спільному майні подружжя, придбання жилого будинку з прилюдних торгів, а також посвідчення фактів, що громадянин живий, про перебування його в певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на зберігання документів або передавання заяв від одних юридичних та фізичних осіб іншим видаються свідоцтва. Видача свідоцтва свідчить про вчинення зазначених нотаріальних дій. Форми перелічених свідоцтв затверджені наказом Міністерства юстиції України “Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчувальних документах” від 07.02.94 № 7/5.При посвідченні угод, засвідченні правильності копій документів і виписок з них, справжності підписів на документах, правильності перекладу документів з однієї мови на іншу, посвідченні часу пред’явлення документа, видачі дублікатів на відповідних документах вчиняється посвідчувальний напис за формами, затвердженими зазначеним наказом Міністерства юстиції України.
   Посвідчувальний напис повинен бути написаний розбірливо, чітко, без підчисток, вільні місця необхідно прокреслювати, дописки та інші виправлення мають бути застережені.
   Для вчинення посвідчувальних написів допускається застосування штампів з текстом відповідного напису.
   Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформленому документі, він може бути продовжений або викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому разі аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з його печаткою.
   Прийняття в депозит грошових сум або цінних паперів підтверджується видачею квитанції. Про вчинення морського протесту свідчить акт про морський протест. Протест векселів підтверджується актом про протест векселя про несплату. У разі пред’явлення чеків до платежу і посвідчення несплати чеків вчиняють посвідчувальний напис.
   При вжитті заходів охорони спадкового майна складається опис цього майна, що свідчить про вчинення цієї нотаріальної дії. Про вчинення виконавчого напису свідчить власне вчинення виконавчого напису.
   Накладаючи заборону на відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки та іншого нерухомого майна, нотаріус вчиняє напис на відповідних документах і реєструє заборону в реєстрі заборони чи арештів.
   При видачі дубліката документа на ньому робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Для підтвердження вчинення цієї нотаріальної дії робиться відмітка на примірнику документа, що зберігається у справах державного нотаріального архіву, державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса.

Нотаріальне діловодство

   Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 № 45. Ці правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів. Мова нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР “Про мови в Українській РСР” від 28.10.89. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальних дій, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлених документів повинен перекласти нотаріус або перекладач.
   Нотаріальне діловодство охоплює ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату, приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції, складання і оформлення службових документів, контроль за виконанням документів, складанням номенклатури і формуванням справ.
   Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документального забезпечення нотаріальної діяльності. Ці бланки використовують тільки нотаріуси і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також з метою запобігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляються всі примірники нотаріальних документів, за винятком примірника, який залишається у справах державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціального бланку. Серію і номер використаного бланку нотаріус зазначає також у реєстрі реєстрації нотаріальних дій.
   Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в реєстрі нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій затверджені наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.
   Розрізняють два види нотаріальних реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (форма № 1) і реєстрації заборони відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, a також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма № 2).
   Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса.
   Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. З метою додержання таємниці нотаріальних дій згідно зі ст. 8 Закону нотаріуси можуть видавати виписки з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, господарського суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв’язку зі справами, що перебувають в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються лише після смерті заповідача.
   Реєстри мають бути прошнуровані, їх аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи, уповноваженої на те начальником відповідного управління юстиції. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою управління юстиції.

Оплата вчинюваних нотаріальних дій

   Оплата вчинюваних нотаріальних дій регулюється ст.ст. 19 і 31 Закону, згідно з якими витрати в нотаріальному процесі становлять:
   - державне мито, що стягується за вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами і виконкомами місцевих рад, а також за видачу дублікатів нотаріально посвідчених документів (ст. 19 Закону; Декрет Кабінету Міністрів України “Про державне мито”);
   - плата за вчинення приватними нотаріусами нотаріальних дій відповідно до ст. 31 Закону за домовленістю між нотаріусом і громадянином чи юридичною особою (у п. 1 Указу Президента України “Про впорядкування справляння плати за вчинення нотаріальних дій” зазначено, що розмір такої плати не може бути менший за розмір ставок державного мита, яке справляється державними нотаріусами за аналогічні нотаріальні дії);
   - оплата додаткових послуг правового характеру, які надають приватні нотаріуси, що стягується за домовленістю обох сторін (ст. 31 Закону); оплата фактичних витрат, пов’язаних з виїздом державного нотаріуса за межі нотаріальної контори для вчинення нотаріальних дій (п. 4 ст. 3 Декрету Кабінету Міністрів України “Про державне мито”) та інші витрати (п. 93, 99, 157 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).
   Державне мито — це грошова сума, що стягується відповідно до закону в державний бюджет із заінтересованих осіб за вчинення відповідних нотаріальних дій. Розмір державного мита визначається відповідно до Декрету Кабінету Міністрів “Про державне мито”.
   Чинним законодавством передбачається звільнення окремих осіб від сплати державного мита (перелік таких осіб визначається ст. 4 Декрету Кабінету Міністрів України “Про державне мито”).
   Державне мито за угодою, згідно з якою одна сторона звільняється від сплати державного мита, сплачується повністю другою стороною (якщо вона не звільнена від сплати мита).

   Контрольні питання
   1. Поняття нотаріату в Україні, його завдання.
   2. Правові засади нотаріальної діяльності. Значення Закону України “Про нотаріат” (1993 р.) у реформуванні нотаріальної діяльності.
   3. Вимоги до посади нотаріуса.
   4. Стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю.
   5. Кваліфікаційні комісії нотаріату, їх склад, повноваження.
   6. Свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю: порядок видачі, підстави для анулювання.
   7. Права і обов’язки нотаріусів.
   8. Організація діяльності державних нотаріальних контор.
   9. Державний нотаріальний архів.
   10. Приватна нотаріальна діяльність: порядок реєстрації і підстави для припинення. Страхова застава. Службове страхування.
   11. Організація діяльності посадових осіб виконкомів місцевих рад щодо вчинення нотаріальних дій.
   12. Роль управлінь юстиції щодо організації діяльності нотаріальних органів.
   13. Українська нотаріальна палата, її завдання.
   14. Поняття компетенції нотаріальних органів. Предметна компетенція.
   15. Компетенція державних і приватних нотаріусів щодо вчинення нотаріальних дій.
   16. Посвідчення заповітів і доручень, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.
   17. Територіальна компетенція нотаріальних органів.
   18. Загальні правила вчинення нотаріальних дій.
   19. Підстави для відмови у вчиненні нотаріальних дій. Оскарження нотаріальних дій і відмови в їх вчиненні.
   20. Оплата вчинюваних нотаріальних дій.
   21. Нотаріальні акти. Нотаріальне діловодство.