11.4. Організаційна побудова нотаріату в Україні

Структура нотаріальних органів та організаційні форми нотаріальної діяльності

   Відповідно до ст. 1 Закону вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах (державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси). Документи, оформлені державними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.
   У населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії вчиняють уповноважені на це посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, місцевих рад народних депутатів.
   Вчинення нотаріальних дій за кордоном покладається на консульські установи, а в передбачених законом випадках — на дипломатичні представництва України.
   Крім того, посвідчення заповітів і доручень, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, можуть здійснювати посадові особи, зазначені у ст. 40 Закону (головні лікарі лікарень, інших стаціонарних лікувальних установ, санаторіїв тощо, капітани морських суден, начальники експедицій та ін.).
   Покладаючи на нотаріальні органи та посадових осіб функції вчинення нотаріальних дій, держава наділяє їх відповідними повноваженнями.

Державні нотаріальні контори

   Органами, які здійснюють більшість нотаріальних дій, є державні нотаріальні контори, що утворюються в містах і великих населених пунктах.
   Державні нотаріальні контори відкриває і ліквідує Міністерство юстиції України. Штати державних нотаріальних контор затверджують управління юстиції в межах, встановлених для державних нотаріальних контор щодо штатної чисельності й фонду заробітної плати. Державна нотаріальна контора є юридичною особою. Очолює контору завідуючий. Державних нотаріусів і завідуючих призначають на посаду і звільняють з неї відповідні управління юстиції.
   Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державного бюджету.

Державні нотаріальні архіви

   Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний apхiв. Згідно зі ст. 23 Закону державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах, містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний архів, подання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.Державний нотаріальний архів є юридичною особою, що має печатку із зображенням Державного герба України і своїм найменуванням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, якого призначає на посаду і звільняє з неї yпpaвління юстиції. Державні нотаріальні архіви є складовою Національного архівного фонду України.
   Основні завдання державного нотаріального архіву:
   - комплектування документами, склад яких передбачений Положенням;
   - забезпечення збереження та використання документів, що зберігаються;
   - підготовка та своєчасне передавання документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
   Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.

Приватна нотаріальна діяльність

   Закон України “Про нотаріат”, що був прийнятий у 1993 p., змінив організаційну структуру побудови нотаріату в Україні. Основним прогресивним положенням Закону було створення інституту приватного нотаріату. Це поклало початок нотаріальної реформи, мета якої полягає у створенні нотаріату, адекватного ринковій економіці демократичної держави.З часу прийняття зазначеного Закону у правовому житті суспільства з’явився новий cyб’єкт нотаріальної діяльності — приватно практикуючий нотаріус. Приватний нотаріус здійснює діяльність від імені держави, що делегує йому спеціальні повноваження і наділяє його відповідними правами та обов’язками. Приватний нотаріус не перебуває у штаті державного апарату і організовує свою діяльність самостійно.
   Для того щоб стати приватним нотаріусом, необхідно одержати свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю і зареєструвати приватну нотаріальну діяльність в установленому законом порядку.
   Згідно зі ст. 24 Закону приватну нотаріальну діяльність реєструють Головне управління Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, управління юстиції областей, міст Києва і Севастополя на підставі Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності.
   Реєстрація приватної нотаріальної діяльності почалася з часу введення в дію Закону України “Про нотаріат” — 1 січня 1994 p. Посвідчення про реєстрацію цієї діяльності видавалися відповідними управліннями юстиції у 15-денний строк з дня надходження заяви від заінтересованої особи. Відмовляти в реєстрації приватної нотаріальної діяльності заборонялося.Згідно з Указом Президента України “Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні”, який набрав чинності з 1 жовтня 1998 p., кількість приватних нотаріусів у межах нотаріального округу визначає Міністерство юстиції України залежно від чисельності населення в окрузі на підставі аналізу статистичних даних про діяльність нотаріусів у різних регіонах України. Якщо Міністерство юстиції України встановило для конкретного нотаріального округу певну кількість приватних нотаріусів (а така кількість або й більше вже зареєстрована), управління юстиції має право відмовити заінтересованій особі в реєстрації приватної нотаріальної діяльності.
   У разі позитивного вирішення питання про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності управління юстиції видає реєстраційне посвідчення. Про видане реєстраційне посвідчення управління юстиції повідомляє податкову інспекцію за місцем розміщення робочого місця нотаріуса.
   У реєстраційному посвідченні приватної нотаріальної діяльності зазначаються прізвище, ім’я, по батькові приватного нотаріуса, територія його діяльності (нотаріальний округ) і адреса розміщення робочого місця.
   Нотаріальний округ визначає управління юстиції за заявою нотаріуса відповідно до адміністративно-територіального поділу України. У містах, що мають районний поділ, округом діяльності нотаріуса є територія відповідного міста, де повинно розміщуватись робоче місце нотаріуса. У разі зміни адреси робочого місця нотаріус зобов’язаний у п’ятиденний строк повідомити про це орган юстиції для внесення змін у реєстраційне посвідчення щодо адреси робочого місця, а управління юстиції повідомляє про ці зміни податкову інспекцію.Після отримання реєстраційного посвідчення приватний нотаріус зобов’язаний у тримісячний строк розпочати нотаріальну діяльність. Якщо він порушить цей строк, за рішенням управління юстиції видане йому реєстраційне посвідчення може бути анульоване.
   На підставі реєстраційного посвідчення нотаріус виготовляє печатку із зображенням Державного герба України (відповідно до Указу Президента України “Про врегулювання діяльності нотаріату в України”), зазначенням посади, свого прізвища, імені та по батькові, а також нотаріального округу і відкриває розрахунковий та інші рахунки в установах банку.
   На відміну від державного приватний нотаріус несе особисту відповідальність за заподіяну шкоду. Шкоду, яку може заподіяти особі приватний нотаріус внаслідок власних незаконних дій або недбалості, він відшкодовує в повному розмірі.
   Згідно зі ст. 28 Закону для забезпечення відшкодування заподіяної шкоди протягом тримісячного строку, встановленого ст. 24 Закону, приватний нотаріус зобов’язаний укласти з органом страхування договір службового страхування або внести на спеціальний рахунок у банківську установу страхову заставу в розмірі стократної мінімальної заробітної плати. У разі витрачення коштів на відшкодування заподіяної шкоди приватний нотаріус зобов’язаний протягом одного року поповнити страхову заставу до встановленого розміру. Розмір заподіяної шкоди визначається за згодою сторін або в судовому порядку.Припинення приватної нотаріальної діяльності регулює ст. 30 Закону. Із припиненням приватної нотаріальної діяльності реєстраційне посвідчення приватного нотаріуса анулюється і особа перестає ним бути. У ч. 1 ст. 30 Закону зазначено перелік випадків, коли приватна нотаріальна діяльність припиняється. Цей перелік вичерпний і не підлягає розширеному тлумаченню.
   Приватна нотаріальна діяльність припиняється в таких випадках:
   - за поданням приватним нотаріусом письмового клопотання про припинення своєї діяльності;
   - у разі анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;
   - коли приватний нотаріус не уклав угоду службового страхування або не вніс страхову заставу для забезпечення відшкодування шкоди, що передбачається ст. 28 Закону, або не поповнив страхову заставу до встановленого розміру;
   - якщо приватний нотаріус без поважних причин не виконує своїх обов’язків протягом двох місяців і не повідомив про це управління юстиції;
   - у разі невідповідності приватного нотаріуса обійманій посаді або виконуваній роботі через стан здоров’я, що на тривалий час перешкоджає нотаріальній діяльності.
   Приватний нотаріус, діяльність якого припиняється, у місячний строк зобов’язаний передати документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, до державного нотаріального архіву.
   Контроль за законністю виконання приватними нотаріусами їхніх обов’язків здійснюється відповідними управліннями юстиції.
   Згідно зі ст. 31 Закону за вчинення нотаріальних дій приватні нотаріуси справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом і громадянином або посадовою особою.
   З набранням чинності Указу Президента України “Про впорядкування справляння плати за вчинення нотаріальних дій” розмір плати за вчинення нотаріальних дій приватним нотаріусом не може бути менший від розміру ставок державного мита, яке справляється державним нотаріусом за аналогічні нотаріальні дії. Гроші, які приватний нотаріус одержує за вчинення нотаріальних дій, є його доходом. Але відповідно до вимог Указу Президента “Про врегулювання діяльності нотаріату в України” діяльність приватного нотаріуса не може бути визнана підприємницькою, що спрямована на одержання прибутку.
   З доходу приватного нотаріуса справляється прибутковий податок за ставками, встановленими чинним законодавством.
   Приватний нотаріус має право відкрити контору, укладати цивільно-правові та трудові договори, а також відкривати розрахункові та інші рахунки в установах банку.

Організація діяльності посадових осіб виконавчих комітетів місцевих рад щодо вчинення нотаріальних дій

   Відповідно до ст. 1 Закону в населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії вчиняють посадові особи виконавчих комітетів (виконкомів) відповідних місцевих рад.
   Нотаріальні дії у виконкомах мають право вчиняти безпосередньо голова виконкому, його заступник або секретар. Таке право виникає за наявності рішення виконкому про покладення на одного з них обов’язків вчинення нотаріальних дій. Найчастіше обов’язок вчинення нотаріальних дій покладається на секретаря виконкому. Посадові особи виконкомів місцевих рад вчиняють нотаріальні дії, реалізуючи такі самі принципи, що й нотаріуси.

Консульські установи і дипломатичні представництва

   Нотаріальні дії за кордоном вчиняють консульські установи, а в передбачених законом випадках — дипломатичні представництва України.
   У консульських установах нотаріальні дії вчиняють безпосередньо консули, а в дипломатичних представництвах — один з членів дипломатичного персоналу.
   Діяльність консульських установ і дипломатичних представництв щодо вчинення нотаріальних дій регулюється гл. XI Консульського статуту України, затвердженого Президентом України 2 квітня 1994 p. Ця діяльність підпорядкована таким самим принципам, що й діяльність нотаріусів.

Повноваження управлінь юстиції щодо організації і контролю за діяльністю нотаріату

   Безпосереднє керівництво нотаріальними органами здійснюють Головне управління юстиції в Автономній Республіці Крим, обласні, Київський та Севастопольський міські управління юстиції.
   Управління юстиції створює Міністерство юстиції України, і ці управління підпорядковуються йому.
   Одним із завдань управлінь юстиції є організація і матеріально-технічне забезпечення діяльності нотаріату.
   Управління юстиції мають право:
   - організовувати і перевіряти діяльність установ нотаріату, вживати заходів щодо поліпшення цієї діяльності;
   - здійснювати контроль за законністю вчинення нотаріальних дій;
   - організовувати роботу з добору кадрів та підвищення кваліфікації працівників нотаріальних органів;
   - забезпечувати діяльність кваліфікаційних комісій нотаріату.
   Наказом Міністерства юстиції України від 01.06.98 № 8/5 затверджено Положення про районні, районні в містах, міські (міст обласного значення) управління юстиції зі змінами, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 05.02.99. Відповідно до цього Положення щодо нотаріальної діяльності управління юстиції повинні:
   - забезпечувати діяльність установ нотаріату;
   - вести облік і підтримувати в контрольному стані акти законодавства та нотаріальної практики;
   - організовувати і перевіряти діяльність установ нотаріату, вживати заходів її поліпшення;
   - здійснювати контроль за законністю вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами, обігом спеціальних бланків нотаріальних документів і за стажуванням осіб, які мають намір здійснювати нотаріальну діяльність;
   - готувати до розгляду Головним управлінням Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласними, Київським та Севастопольським управліннями юстиції матеріали щодо анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;
   - здійснювати контроль за організацією та змістом стажування осіб, які мають намір здійснювати нотаріальну діяльність;
   - визначати нотаріальний округ, реєструвати приватну нотаріальну діяльність, вносити зміни в реєстраційне посвідчення приватного нотаріуса;
   - призупиняти діяльність нотаріусів і готувати до розгляду Міністерством юстиції України подання щодо анулювання свідоцтв про право на зайняття нотаріальною діяльністю;
   - затверджувати розміри оплати за подання державними нотаріальними конторами додаткових платних послуг правового і технічного характеру;
   - здійснювати контроль за використанням спеціальних бланків нотаріальних документів.

Українська нотаріальна палата

   Відповідно до ст. 16 Закону нотаріуси можуть об’єднуватись у регіональні, загальнодержавні, міжнародні спілки та асоціації. Ці об’єднання репрезентують інтереси нотаріусів у державних та інших органах, захищають їх соціальні та професійні інтереси, здійснюють видавничу та методичну діяльність, можуть створювати спеціальні фонди і діють відповідно до статутів.
   Саме на зазначених принципах утворено Українську нотаріальну палату, що діє як добровільна громадська організація нотаріусів. Українська нотаріальна палата має статут, затверджений установчою конференцією нотаріусів 22 квітня 1993 p. зі змінами та доповненнями, затвердженими третьою конференцією Української нотаріальної палати 9 серпня 1997 p.
   Основна мета Української нотаріальної палати полягає в об’єднанні на професійній основі нотаріусів з метою захисту їхніх законних професійних і соціальних інтересів Основне завдання палати — сприяти підвищенню професійного рівня нотаріусів, удосконалювати правову допомогу, яку нотаріуси подають фізичним і юридичним особам. Важливе завдання палати полягає також у сприянні розвитку міжнародних зв’язків, обміну досвідом, співробітництві з міжнародними організаціями нотаріату.
   Українська нотаріальна палата є типовою громадською організацією, створеною на професійному рівні.