7.14. Передавання заяв громадян, підприємств, установ і організацій

   Передавання заяв від одних фізичних та юридичних осіб до інших — нотаріальна дія, необхідність у вчиненні якої часто виникає тоді, коли громадянин чи організація бажає довести до відома інших громадян чи організацій певне повідомлення, яке має правове значення і може бути доказом тих чи інших фактів під час розгляду справи в суді. Ця нотаріальна дія регламентується ст. 84 Закону і здебільшого стосується майнових інтересів осіб, які передають ці заяви.
   Для вчинення передавання заяви необхідно дотримуватися певних умов, щоб таке передавання було дійсним і мало юридичні наслідки для заявника.
   По-перше, нотаріус повинен перевірити законність передавання заяви. Вона не повинна суперечити законам України.
   По-друге, заява не може за змістом принижувати честь і гідність людини.
   По-третє, заява має бути достатньою за змістом, щоб у майбутньому не виникло спорів, непорозумінь між заявником і особою, якій передано заяву.
   Передавання заяв громадян і юридичних осіб вчиняється тільки державними і приватними нотаріусами, посадові особи консульських установ і виконкомів місцевих рад таких прав не мають.
   За вчиненням передавання заяви можна звернутися до будь-якої державної нотаріальної контори чи будь-якого приватного нотаріуса, тобто діє загальне правило територіальної компетенції.
   Заяву подають нотаріусу щонайменше у двох примірниках. Один примірник заяви нотаріус надсилає поштою зі зворотним повідомленням або подає особисто адресату під розписку, а другий залишається супровідним листом нотаріуса, копія якого приєднується до залишеного у нотаріуса примірника заяви.
   У разі особистого передавання заяви нотаріус бере від адресата розписку про одержання заяви. У разі відмови одержати заяву адресат зобов'язаний викласти причини відмови. Якщо заяву одержав представник юридичної особи, то в розписці крім підпису зазначаються його посада, прізвище, ім'я, по батькові та ставиться печатка юридичної особи.
   Заяви можна також передавати телефоном, за допомогою комп'ютерних мереж та інших технічних засобів. У цьому разі другий примірник повертається особі, яка її подала.
   На прохання особи, яка подала заяву, нотаріус видає свідоцтво про передавання заяви. Це свідоцтво може бути використане як доказ вручення заяви конкретного змісту громадянину чи організації. Свідоцтво видається не раніше зазначеного в заяві строку для дачі відповіді та за наявності повідомлення пошти про час вручення заяви особисто адресату чи за наявності відповіді адресата.
   Свідоцтво складається у двох примірниках. Нотаріус може скласти його у вигляді окремого документа чи викласти на зворотному боці заяви.
   Свідоцтво може містити відомості про час одержання нотаріусом заяви, її зміст, час вручення заяви адресату, про відмову адресата прийняти заяву чи про неможливість вручення йому заяви, час одержання відповіді на заяву, зміст відповіді або про те, що відповіді не буде. Один примірник свідоцтва видається заявнику, а другий залишається у справах нотаріуса. Оскільки свідоцтво про передавання заяви видається на прохання заявника, то передавання заяви і видача свідоцтва про передавання заяви розглядаються як дві самостійні нотаріальні дії, що вносяться до реєстру нотаріальних дій під окремими номерами.