7.11. Засвідчення справжності підпису на документах

   Засвідчення справжності підпису на документах — дія, поширена в нотаріальної практиці. Суть цієї нотаріальної дії полягає в тому, що нотаріус лише підтверджує, що підпис на певному документі зроблено саме тією особою, яка звернулась до нотаріуса. Посвідчуючи справжність підпису особи на документі, нотаріус не підтверджує викладених у документі фактів. За правдивість фактів, викладених у документі, відповідає особа, яка підписала цей документ.
   Засвідчення справжності підпису на документах регулюється ст. 78 Закону, п. 142-145 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України [23]. За вчиненням цієї нотаріальної дії можна звернутися до будь-якої державної нотаріальної контори чи будь-якого приватного нотаріуса. Засвідчення справжності підпису на документах належить також до компетенції консульських установ.
   У місцевостях, де немає державних і приватних нотаріусів, засвідчувати справжність підпису можуть посадові особи виконкомів відповідних місцевих рад народних депутатів, окрім документів, призначених для дії за кордоном.
   Засвідчення справжності підпису на документах може вчинятися за додержанням таких умов:
   1. Документи, на яких засвідчується справжність підпису, не повинні суперечити законодавству як за змістом, так і за формою. Вони не повинні містити відомості, що принижують честь і гідність людини.
   2. Документи, на яких засвідчується справжність підпису, не повинні мати характер угоди.
   3. Забороняється засвідчувати справжність підпису на документах, де стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу. Ідеться про документи, де підтверджуються факти часу народження, реєстрації народження, смерті, шлюбу, наявності хвороби, право власності на майно тощо. Ці факти встановлюються судом або іншим державним органом. Перед засвідченням справжності підпису на документах нотаріус повинен уважно ознайомитися з документом, перевірити наявність усіх зазначених умов, встановити у передбаченому законом порядку особу заявника.
   У присутності заявника нотаріус ставить свій підпис або підтверджує, що документ підписано саме ним. Якщо заявник не може власноручно підписатися через фізичну ваду, хворобу тощо, то за його дорученням документ може підписати інша особа. При цьому нотаріус встановлює цю особу за відповідним документом, з'ясовує причину, з якої заявник не зміг підписатись особисто.
   При засвідченні зразків підписів посадових осіб підприємств, установ, організацій на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків та інших банківських установ з метою відкриття рахунків або одержання кредитів, нотаріус перевіряє правоздатність юридичної особи, повноваження посадових осіб на право підпису та справжність їхніх підписів. На підтвердження таких повноважень нотаріус витребує накази про призначення на посаду або протоколи про обрання посадових осіб, доручення на ім'я керівника, видане вищестоящим органом.
   Після здійснення цих дій нотаріус вчиняє посвідчувальний напис. Існує кілька зразків таких написів, що враховують певні обставини, за яких засвідчується справжність підпису: для засвідчення справжності підпису громадян, які діють за дорученням, підпису представника юридичної особи, підпису неповнолітнього (15-18 років), який діє за згодою батьків чи інших законних представників, підпису громадянина, який підписався за іншого, котрий не може підписатися через фізичну ваду, хворобу чи з інших поважних причин, підпису перекладача та ін.