7.10. Засвідчення вірності копій документів і виписок із них

   Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав та обов'язків. Засвідчення вірності копій документів і виписок з них є однією з найпоширеніших нотаріальних дій. Ця дія містить гарантії для суттєвих прав громадян. Засвідчена нотаріусом копія документа усуває можливий сумнів щодо вірності цієї копії. Якщо ж нотаріус, засвідчуючи вірність копії документа, порушить встановлений законом порядок засвідчення або допустить перекручення тексту оригіналу, то він несе передбачену законом відповідальність, а засвідчена копія документа в судовому порядку визнається недійсною.
   Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу.
   По-перше, документ, з якого засвідчується копія, повинен відповідати вимогам закону, тобто документ не повинен суперечити закону за змістом і за формою.
   Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати його і направити на експертизу на підставі постанови (ст. 51 Закону). Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, організації чи прокуратуру.
   По-друге, документ повинен мати юридичне значення. Документ, з якого свідчиться вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, створювати певні правові наслідки для громадянина. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, з якою метою засвідчується копія. Неправомірною буде відмова нотаріуса засвідчити вірність копії документа, якщо строк його дії закінчився. Незважаючи на закінчення строку дії документ може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти минулого, які на цей момент мають значення для громадянина.
   По-третє, засвідченням вірності копії документа є перевірка факту, чи може нотаріус з поданого документа засвідчити копію.
   Закон України "Про нотаріат" не містить переліку документів, з яких не можна засвідчувати вірність копії. Тому в цьому разі необхідно керуватися п. 138 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України [23], а також Указом Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.83 (який не суперечить законодавству України), де визначено перелік документів, з яких вірність копій не засвідчується. Зокрема, це паспорт, а також документи, що його замінюють: довідка про втрату паспорта, видана органами внутрішніх справ, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця, довідка про звільнення з місць позбавлення волі. До документів, з яких забороняється засвідчувати вірність копії, належать:
   - профспілкові, військові, студентські квитки, депутатські та службові посвідчення;
   - документи, що видаються органами охорони здоров'я — довідки лікувальних установ про народження дитини; лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть;
   - довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
   - свідоцтва про хворобу колишніх військовослужбовців та ін.;
   - виписки із залікових відомостей, якщо не пред'явлено дипломів про закінчення навчального закладу; протоколів засідання екзаменаційних комісій при проведенні кандидатських іспитів;
   - перепустки для входу в установу;
   - посвідчення про відрядження військовослужбовців;
   - довідки про перебування в партизанських загонах;
   - акти громадського стану, оскільки видача їх громадянам забороняється, а юридичне значення матиме видане за встановленою формою свідоцтво;
   - трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки.
   Копія заповіту може бути засвідчена лише після подання нотаріусу особою, зазначеною в заповіті, свідоцтва про смерть заповідача і за умови, що нотаріус має документальне підтвердження того, що заповіт не скасований і не змінений.
   По-четверте, передбачається, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій та установ і стосуються особистих прав та законних інтересів громадян. Отже, нотаріуси не мають права засвідчувати вірність копій листів одних підприємств, організацій чи установ, адресованих іншим підприємствам, організаціям чи установам, бо такі документи повинні зберігатись у справах цих підприємств, організацій чи установ. Вилучати й видавати зі справи ці листи забороняється.
   Для засвідчення вірності копії документа, виданого громадянину, необхідною є умова про те, що справжність підпису на оригіналі документа повинна бути засвідчена нотаріусом або посадовою особою виконкому місцевої ради, або підприємством, установою чи організацією за місцем роботи, навчання, проживання або лікування громадянина (п. 138 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України [23]). Нотаріус повинен звертати увагу на те, щоб справжність підпису громадянина була засвідчена не тільки в певній установі, а й відповідною посадовою особою і скріплена печаткою цієї установи.
   Вірність копії з копії документа засвідчується за умови, що раніше вірність копії була засвідчена в нотаріальному порядку. Копія з копії засвідчується вчиненням на ній посвідчувального напису спеціальної форми.
   Посвідчення виписки з документа так само можливе, якщо в документі вміщено кілька не взаємопов'язаних питань, які можуть за змістом існувати окремо один від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Найчастіше постає потреба зробити виписку з трудової книжки.
   Засвідчується вірність копії з пред'явленням оригіналу документа. Нотаріус перевіряє наявність усіх умов для засвідчення, ретельно звіряє копію документа з оригіналом, звертаючи увагу на повну тотожність з ним копії. Дією, яка вказує на засвідчення вірності копії документа, є вчинення посвідчувального напису, для чого застосовується штамп з текстом відповідного напису. Якщо в документі було допущено дописки чи виправлення, то вони обов'язково застерігаються нотаріусом у кінці посвідчувального напису. Не до кінця заповнені рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслювання не допускаються.
   Засвідчувати можна будь-яку кількість копій, реєструючи в реєстрі нотаріальних дій кожну копію, надаючи кожній з них окремий номер у реєстрі та стягуючи державне мито за кожну з них.