5.9. Нотаріальне діловодство

   Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 № 45. Ці правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів. Мова нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР "Про мови в Українській РСР" від 28.10.89. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальних дій, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлених документів повинен перекласти нотаріус або перекладач.
   Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства покладається на завідуючих нотаріальною державною конторою та нотаріальним державним архівом, на приватного нотаріуса.
   Нотаріальне діловодство охоплює ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату; приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції; складання і оформлення службових документів; контроль за виконанням документів, складанням номенклатури і формуванням справ.
   Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів [22] запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документального забезпечення нотаріальної діяльності. Ці бланки використовують тільки нотаріуси і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також з метою запобігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляються усі примірники нотаріальних документів, за виключенням примірника, який залишається у справах державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціального бланку. Серію і номер використаного бланку нотаріус зазначає в реєстрі реєстрації нотаріальних дій.
   Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в реєстрі нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій затверджено наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.
   Розрізняють два види нотаріальних реєстрів: для реєстрації нотаріальних дій (форма 1) і реєстрації заборони відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма 2).
   Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі на нотаріальних документах позначається номер (наприклад, № 1-1, № 2-1), де перша цифра означає номер реєстру, а друга — порядковий номер запису в реєстрі.
   Кожній нотаріальній дії присвоюють окремий порядковий номер. Цей номер позначають і на нотаріальних документах або в посвідчу-вальних написах.
   Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. Далі вказуються дата вчинення нотаріальної дії, прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання осіб, для яких вчиняється нотаріальна дія, і документ, що посвідчує особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. Потім наводяться зміст нотаріальної дії, дані про стягнення державного мита або розмір плати за вчинену нотаріальну дію і підпис особи про одержання нотаріально оформленого документа. Запис нотаріальної дії здійснюють тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, буде ним підписаний.
   З метою додержання таємниці нотаріальних дій згідно із ст. 8 Закону нотаріуси можуть видавати виписки з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються лише після смерті заповідача.
   Реєстри мають бути прошнуровані, їх аркуші — пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи, уповноваженої на те начальником відповідного управління юстиції. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою управління юстиції.