Прийом та облік засуджених в установах виконання покарань

   Важливим фактором у процесі виконання покарання у вигляді позбавлення волі є правильна організація роботи з прийому прибулих в установу, а також чіткий і повний їх облік, що відображає як якісний, так і кількісний склад усього контингенту, який утримується в даній установі.
   Штатним органом установи, на який покладається організація роботи з прийому засуджених і здійснення їх обліку, є відділ спеціального обліку. У відповідності з Інструкцією з організації праці спеціальних відділів установ виконання покарання на них покладаються:
   - перевірка правильності оформлення документів на засуджених при їх прийомі в установу;
   - ведення персонального і кількісного обліку засуджених, складання звіту за їх чисельністю, складом і переміщенням;
   - облік і збереження особових справ засуджених;
   - оформлення обліково-реєстраційних матеріалів на засуджених для направлення їх в управління (відділи) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України в областях.
   Кримінально-виконавчим законодавством і відомчими нормативними актами передбачені підстави і порядок прийому, а також види і форми обліку засуджених. Підставою для відбуття покарання в установах виконання покарань є лише вирок суду, що вступив у законну силу. Але оскільки засуджені повинні розміщуватися в установі диференційовано, одного вироку для правильного вирішення питання про доцільність і законність розміщення засуджених недостатньо. Потрібні деякі інші документи управлінського характеру. До них належать: особова справа засудженого з вироком суду, що вступив у законну силу; наряд на етапування засудженого в зазначену установу; шляховий список.
   1. Особова справа, насамперед, містить вирок суду як підставу для виконання покарання і здійснення виправно-трудового впливу. В особовій справі, крім вироку, є:
   - анкета засудженого з упізнавальними фотокартками;
   - дактилокарта;
   - протокол затримання;
   - характеристика й інші документи, які відображають поведінку і переміщення засудженого в період перебування у місцях попереднього ув'язнення, а в подальшому — і відбуття покарання.
   2. Наряд на етапування є наказом вищестоящого органу управління (Державного департаменту з питань виконання покарань) на переведення засудженого із слідчого ізолятора або з однієї установи покарань в іншу.
   3. Шляховий список відображає, хто конкретно, звідки і куди етапується. У ньому вказуються короткі судово-установчі дані на кожного етапуючого, звідки і куди етапується, і на якій підставі.
   Прийом та реєстрація засуджених. Прийом засуджених являє собою надходження засуджених в УВП і пов'язаний з цим комплекс режимних, організаційних і виховних заходів, встановлених нормами кримінально-виконавчого права. Прийом засуджених умовно можна розділити на два етапи.
   Усі засуджені до позбавлення волі, незалежно від того, звідки вони прибувають — із слідчого ізолятора чи з іншої установи виконання покарання, доставляються в установу під конвоєм. Порядок дій адміністрації установи на цьому етапі регламентовано наказами і вказівками Державного департаменту з питань виконання покарань і він повинен здійснюватися у такій послідовності:
   - прийняття особової справи та шляхового списку засуджених, які прибули до установи. Перевірка наявності на попутному списку підпису представника конвойного підрозділу про прийом засуджених під охорону;
   - звірка кількості прибулих засуджених з їх числом, указаним у шляховому списку, та перевірка наявності особових справ на прибулих засуджених;
   - встановлення належності особової справи конкретному засудженому шляхом опитування засудженого та перевірки його відповідей з анкетами та іншими відомостями, які є в особовій справі, по пізнавальній фотокартці, особистим прикметам, а в необхідних випадках — по дактилоскопічній карті;
   - відмітка працівника спецвідділу у шляховому списку про прийняття особових справ на прибулих засуджених.
   Відомості про кожного засудженого, прийнятого до установи, заносяться до журналу обліку пересувань засуджених і реєстрації особових справ.
   На засуджених, які згідно з рішенням суду зобов'язані відшкодувати матеріальні збитки та виплачувати аліменти, спецвідділом складається у двох примірниках список, в якому вказується прізвище, ім'я та по батькові засуджених, назва та адреса суду, який виніс ці рішення. Перший примірник списку передається до бухгалтерії під розписку на його копії. Список у двох примірниках з указаними прізвищами, ім'ям та по батькові складається також на засуджених, щодо яких судом винесені рішення про примусове лікування від алкоголізму або наркоманії. Перший примірник цього списку у триденний строк передається у медичну частину під розписку на його копії.
   На кожного засудженого, який прибув до установи, спецвідділ у триденний строк оформляє повідомлення, яке надсилає в суд, що виніс вирок, та повідомлення про місце перебування засудженого, з адресою установи, яке направляє його сім'ї.
   На другому етапі комісія, до складу якої входять начальник установи — голова комісії, його заступники, начальники відділів і служб (нагляду й безпеки, виробничої, спеціальної (секретар комісії), бухгалтерії та офіцери служби охорони). З кожним засудженим проводиться бесіда і на її підставі, з урахуванням вивчення матеріалів особистої справи, стану здоров'я, спеціальності засудженого та інших даних, визначається, в яке соціально-психологічне відділення його направити і де він працюватиме. Розподіл засуджених по соціально-психологічним відділенням закріплюється наказом начальника установи.
   Облік, засуджених. Облік є невід'ємним елементом діяльності будь-якого органу управління. Сутність обліку полягає в тому, що він дозволяє отримати, обробити і систематизувати відомості про різні сторони діяльності того чи іншого органу управління, як правило, в кількісних показниках. Ці показники вказують на стан і зміни в суб'єктів (об'єктів) управління, а також про результати діяльності всієї системи. Враховуючи результати своєї діяльності за який-небудь період в минулому і аналізуючи помилки, людина вчиться їх уникати. Результати обліку, крім того, дають можливість на основі їх аналізу прогнозувати ті чи інші зміни в системі управління і в середовищі його оточення.
   У сфері боротьби зі злочинністю облік завжди був спрямований на повне охоплення всіх осіб, які вчиняють злочини, заарештованих, засуджених, осіб, які ховаються від слідства і суду. Протягом багатьох років в органах, які ведуть боротьбу зі злочинністю, поступово склалася єдина система обліку вказаних категорій осіб і відповідні звітності. Важливе місце в цій системі посідає облік засуджених в УВП. За його допомогою збирається, аналізується і узагальнюється інформація, яка характеризує процеси, що проходять в УВП. Цей облік включає в себе відомості про кількість, рух засуджених, їх соціально-демографічний склад, стан дисципліни серед них, злочинність і багато іншого.
   Потреба такого обліку в кожній установі спричинена тим, що система його показників, яка характеризує окрему установу, є первинною стадією побудови статистичних звітів про діяльність усіх УВП в Україні. Значення обліку ще і в тому, що система його показників дозволяє виявляти й усувати недоліки при здійсненні карно-виховного процесу і прогнозувати заходи щодо удосконалення діяльності УВП.
   Належним чином організований облік дозволяє адміністрації постійно мати відомості про кількість засуджених, що відбувають покарання, у встановлені строки виконувати передбачені законом дії з виконання вироків суду, виконувати акти амністії і помилування, своєчасно звільняти засуджених. Облік дозволяє глибоко і всебічно вивчити особу засудженого, сприяє розкриттю раніше вчинених злочинів, ефективно проводити розшук осіб, які ховаються від покарання за скоєння тяжких злочинів в УВП і вирішувати багато інших важливих питань боротьби із злочинністю.
   Для здійснення обліку створена система облікових апаратів, які поділяються на центральні та місцеві. До центральних належать: управління оперативної інформації МВС України і відділ спецобліку Державного департаменту України з питань виконання покарань. До місцевих — відділи оперативної інформації ГУ, УМВС областей, відділи (відділення) спецобліку управлінь (відділів) Державного департаменту України з питань виконання покарань, а також відділи спецобліку установ виконання покарань. Таким чином, існує два види обліку засуджених: центральний і місцевий, кожен з яких, у свою чергу, поділяється на персональний і кількісний.
   Персональний облік. — це відображення в облікових документах достатньо повних соціально-демографічних і кримінологічних даних про кожного засудженого.
   Кількісний облік. — це реєстрація в облікових документах кількох одиниць обліку (відомості про кількість засуджених, про їх рух, склад тощо).
   Відділи спецобліку установ ведуть персональний і кількісний облік засуджених. Персональний облік ведеться за особовою справою засудженого, за обліковою карткою; за журналом обліку пересувань засуджених і реєстрацією особових справ. Кількісний — за п'ятиденними звітами про пересування засуджених, за встановленими формами статистичної звітності.
   Особова справа. Особова справа на засудженого є основним обліковим документом в установі. Вона формується ще в ізоляторі тимчасового тримання чи в СІЗО, надходить разом з засудженим до УВП і зберігається в архіві після його звільнення.
   З метою забезпечення повного й точного обліку засуджених встановлені певні правила ведення цього облікового документа. Основним нормативним документом, який регламентує порядок ведення особових справ, є Інструкція про роботу спеціальних відділів (відділень, груп, частин) УВП Державного департаменту з питань виконання покарань.
   Особова справа на засудженого містить дві частини. Перша комплектується документами, які визначають чи змінюють правове становище особи, засудженої до позбавлення волі, а також документами, які фіксують факти цих змін. До першої частини особової справи підшиваються документи, які перераховані в додатку № 5.
   Друга частина комплектується документами, які відображають хід процесу відбування покарання, а також виправлення засуджених. Особові справи нумеруються в порядку їх надходження, починаючи з 1 січня кожного року, їх номер складається з реєстраційного номера по прибуттю до УВП, першої літери прізвища засудженого і двох останніх цифр року прибуття (156-М-99).
   Особові справи засуджених зберігаються у сейфах (металевих шафах) в алфавітному порядку. Для тимчасового користування (на строк не більше п'яти днів) особові справи видаються тільки працівникам оперативного відділу. Видача і повернення особових справ здійснюється під розписку у відповідному журналі. Інші посадові особи (начальники соціально-психологічних відділень, вихователі та ін.) знайомляться з особовими справами безпосередньо у приміщенні спеціального відділу, де обладнується окрема кімната чи робоче місце. Видача особових справ цим категоріям співробітників також здійснюється під розписку.
   Особові справи на засуджених з УВП можуть бути відправлені лише за запитом органів прокуратури і суду. У всі інші органи особові справи можуть бути направлені з дозволу керівництва УВП. Контроль за їх своєчасним поверненням ведеться за копіями супроводжувальних листів. Особові справи засуджених, які скоїли втечу з УВП, терміново передаються в оперативний відділ під розписку.
   При потребі ознайомлення засудженого з матеріалами особової справи, йому вголос зачитуються певні документи, про що в цих документах робиться запис.
   У випадку заведення кримінальної справи стосовно засудженого в осіб, які проводять попереднє розслідування, може виникнути потреба вилучення з особової справи якихось документів. Вони можуть бути вилучені на підставі постанови слідчого про проведення виїмки (ст. 178 КПК). Усі вилучені документи мають бути перераховані в протоколі виїмки чи опису вилученого, і один примірник протоколу залишається в УВП. Якщо особова справа на засудженого була втрачена, вона підлягає відновленню. Для цього треба провести дактилоскопування і фотографування засудженого, детально опитати його з одночасним звіренням його відповідей з допоміжними обліковими документами на нього в УВП. У суді негайно запросити копії судових рішень, які є підставою для його тримання в місцях позбавлення волі. У першу чергу потрібно відновити справи на осіб, які підлягають звільненню. На підставі матеріалів опиту й інших облікових документів виноситься письмовий висновок, який затверджується вищестоящим керівництвом і є підставою для тримання засудженого в УВП до відновлення копії вироку суду. На обгортці відновленої особової справи робиться надпис "відновлена".
   З метою збереження особових справ і усунення можливих неточностей у персональному обліку засуджених адміністрація УВП зобов'язана не менше одного разу на рік звіряти особові справи і облікові картки з фактичною наявністю самих засуджених.
   Після звільнення засуджених особові справи на них зберігаються в архівах УВП. Строки їх зберігання визначаються відомчими нормативними актами ДДУПВП.
   Облікові картки заповнюються на підставі документів особових справ засуджених, які прибули до установи. Облікові картки бувають двох видів: алфавітні та контрольно-строкові.
   Алфавітні картки заводяться на кожного засудженого по прибутті його в установу виконання покарання і відображають основні судово-встановлювальні дані: прізвище, ім'я та побатькові, стать, вік, місце проживання, ким і коли засуджений, за якими статтями, на який строк, початок його відрахування, коли і ким заарештований, минулі засудження та інші дані. З алфавітних карток формується алфавітна картотека, в якій вони розміщуються в чіткому алфавітному порядку.
   Облікові картки засуджених, знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка про підставу зняття з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавітному порядку.
   Контрольно-строкові картки заповнюються на всіх засуджених, які підлягають звільненню в поточному році, і з них формується окрема контрольно-строкова картотека, в якій картки розміщуються по місяцях і днях звільнення засудженого — зі січня по 31 грудня. Контрольно-строкова картотека слугує також для здійснення контролю за проходженням строків, після відбуття яких можна подати до умовно-дострокового звільнення, заміни невідбутої частини строку позбавлення волі м'якшим покаранням і переведенням до колонії-поселення.
   Наприкінці кожного року для особливого контролю з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню у наступному році; ці картки розміщуються по датах закінчення строку покарання (місяць, день). При етапуванні в інше місце позбавлення волі, звільнення або смерті засудженого, контрольно-строкова картка вилучається з картотеки та прилучається до його особової справи.
   На засуджених, яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки, з яких складається картотека на один рік. Картки розташовуються за датами виповнення 18 років (місяць, день). При етапуванні неповнолітнього в іншу установу картка прилучається до його особової справи, а в інших випадках вибуття — вона вилучається з картотеки і знищується.
   Якщо засуджений змінив своє прізвище у зв'язку з одруженням, на нього заповнюється сигнальна картка за обраним ним прізвищем. В обліковій картці робиться запис про наявність сигнальної картки на нове прізвище. У випадках розриву шлюбу засудженим та відновлення його дошлюбного прізвища сигнальна картка після внесення до неї виправлення заноситься у картотеку.
   Картки зберігаються у спеціально обладнаних для цієї мети металевих шафах або ящиках. При надходженні з Міністерства внутрішніх справ або управлінь внутрішніх справ копії висновків про встановлення засудженому родового або зміненого у встановленому законом порядку прізвища та інших, спецвідділ сповіщає про це засудженому під розписку, заводить на нього нову облікову і контрольно-строкову картки та вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Нову облікову картку після відповідних записів в неї заносять в архівну картотеку, а стару — знищують.
   При надходженні документів про зміну засудженому строку покарання в обліковій і контрольно-строковій картках робляться відповідні позначки. На документі, який надійшов, роблять позначку про дату та прізвище працівника спецвідділу, який вніс зміни в обліково-реєстраційні документи.
   Відомість про наявність і пересування засуджених складається Щодня за минулу добу за станом на 24 годину на підставі даних про засуджених, які перебувають на обліку, та документів про надходження та вибуття засуджених за минулу добу. Одержані дані звіряються з результатами перевірок наявності засуджених та реєстрації особових справ за кожну минулу добу. Дані кількісного обліку засуджених мають збігатися з кількістю документів особистого обліку та фактичною наявністю в установі засуджених.
   Облікові документи та повідомлення про засуджених складаються та надсилаються до управління (відділів) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України в областях згідно з Інструкцією "Про порядок ведення алфавітного оперативно-довідкового та дактилоскопічного обліків в ОВС".
   Обліково-реєстраційні матеріали на засуджених, яким відновлені родові або змінені в установленому законом порядку прізвища та інші дані, надсилаються в управління (відділи) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України областей за місцем їх утримання та засудження разом з копіями висновків з цього питання.
   На засуджених, які змінили прізвища у зв'язку з одруженням, в управління (відділи) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України областей за місцем утримання та засудження цих осіб надсилається повідомлення, в якому вказуються повні відомості про судимості за попередніми анкетними даними, коли і де одружився, яке при цьому обране прізвище. На осіб, засуджених неодноразово, незалежно від того, зняті чи погашені попередні судимості, такі відомості надсилаються до всіх управлінь (відділів) оперативної інформації, на території яких вони були раніше засуджені. Щодо осіб, які стоять на централізованому оперативно-довідковому обліку, повідомлення про зміну прізвища при реєстрації шлюбу надсилаються, крім того, до головного управління оперативної інформації.
   При народженні дитини у засудженої жінки реєстрація її проводиться у найближчому органі запису актів громадського стану на підставі заяви матері і довідки лікаря в строк, що не перевищує одного місяця з дня народження дитини. У заяві матері мають бути вказані ім'я та по батькові дитини, ім'я, по батькові, прізвище, національність і вік заявника. Підпис заявника і правильність вказаних нею про себе даних завіряються адміністрацією установи. Дані про батька записуються згідно з вимогами Кодексу про шлюб та сім'ю.
   Посвідчення про народження дитини отримує працівник спецвідділу, який здав заяву матері в органи РАГСу. Це посвідчення зберігається у конверті особової справи засудженої і видається їй при звільненні з установи.
   Засуджені, які вибули в інші місця позбавлення волі або померли, звільнені та такі, які втекли з установи, з обліку знімаються. Засуджені, які направляються на лікування до лікарень органів охорони здоров'я та ті, які дістали дозвіл на короткостроковий виїзд за межі установи у зв'язку з винятковими особистими обставинами, з обліку не знімаються.
   Крім названих форм обліку засуджених, в установах ведеться ряд додаткових обліків, необхідних для роботи окремих частин і служб.